Samengaan verder uitgewerkt

Naast de juridische stappen, die nodig zijn om 3 gemeenten samen te laten gaan tot één nieuwe gemeente, willen we een nieuwe organisatie inrichten, waarin een ieder zich gekend voelt en waarbij de voordelen van het samengaan goed tot zijn recht komen. Als onderdeel van de PKN hebben we daarbij te maken met de Kerkorde. Die geeft ons een richting, maar is voor ons geen knellend juk. We nemen daarom de vrijheid om ons te organiseren, zoals het ons het beste past.
We doorlopen in de komende maanden twee trajecten:

• Het formele traject: de vorming van één gezamenlijke gemeente.
• Het interne traject: het inrichten van een organisatie die ons het beste past.

Het stappenplan zet activiteiten uit de beide traject op een rij. We starten formeel op het moment van definitieve besluitvorming in september. Het formele traject eindigt op de formele datum van samengaan. Het interne traject eindigt feitelijk nooit. Een levende gemeenten is altijd in beweging!

Het formele traject


Het interne traject: naar een passende organisatie
Het interne traject betreft het omvormen van de organisatie van de huidige 3 gemeentes naar een voor ons passende structuur. Lokaal gemeente zijn, staat bij ons hoog in het vaandel. Met als motto 'we doen lokaal wat kan en centraal wat moet' vormen de lokale werkgroepen het hart van onze gemeente.
Vanaf september zullen de 3 lokale kerkenraden samen met de colleges van beheer en de diaconie aan de slag gaan om de nieuwe lokale werkgroepen in te richten: Welke taken vervallen? Wat moet juist meer de aandacht krijgen? Wat doen we met de lokale activiteiten van het vroegere College van Kerkrentmeesters? Zo lijkt het logisch dat de kosters, tuinonderhoud en kleine beheerstaken direct vallen onder de lokale werkgroep. Maar andere zaken kunnen wellicht beter centraal worden geregeld. Dit kan per locatie anders worden geregeld.
Door juist de lokale taken in te vullen, ontstaat er een helder beeld van dat wat centraal moet worden ingevuld.
Op 11 november beleggen we onder het motto 'Samen aan de slag' een bijeenkomst met alle kerkenraads- college- en commissieleden en alle geïnteresseerde gemeenteleden. Dan bespreken we onze centrale organisatie en kijken we hoe we deze gaan invullen en welke vacatures er nog zijn. Gelukkig is hiervoor al veel voorwerk gedaan.

Zo ontstaat stapsgewijs een nieuwe structuur en gaan we op de formele datum van samengaan soepel en geïnspireerd verder met ons kerkelijk werk, waarbij taken zo slim momgelijk zijn geörganiseerd.

Het stappenplan

Stappenplan

wanneer	wat	door	actie	resultaat
eind augustus	voorstel aan kerkenraden voor taken tijdelijke predikant en samenstelling commissie	Projectgroep 2024	Lokale kerkenraden gaan akkoord.	Projectgroep Tijdelijke predikant gaat aan de slag. Deze doet voorstel tot benoeming aan (voorlopige) kerkenraad.
eind aug. / begin sept.	instructie aan kerkenraden met: Concept uitnodiging gemeentevergadering inclusief toetsing definitieve naam en concept-presentatie. Documenten voor samengaan.	Projectgroep2024	Lokale kerkenraad: Neemt voorgenomen besluit tot samengaan. Belegt bijeenkomst om gemeenteleden te 'kennen en horen'.	Voorlopig besluit door 3 lokale kerkenraden. Organisatie gemeente-bijeenkomsten
september	Invulling toekomstige lokale werkgroepen.	Lokale kerkenraad.	Leden van lokale kerkenraden en lokale CvK's bepalen welke activiteiten lokaal worden uitgevoerd en wie deel uitmaken van de lokale werkgroep. Zijn er vacatures?	Nieuwe lokale organisatie wordt duidelijk. Lokale vacatures in beeld.
17 en 20 september 1 oktober	Gemeentebijeenkomst in de 3 gemeenten	Lokale kerkenraad	Gemeenteleden worden uitgenodigd. Na bijeenkomsten nemen de 3 lokale kerkenraden het definitief besluit tot samengaan.	Definitief besluit tot samengaan.
11 november	Gemeentebijeenkomst 'Samen aan de slag'	Projectgroep2024	Beleggen van bijeenkomst voor alle leden van kerkenraden, colleges, commissies en overige geïnteresseerde gemeenteleden over invulling van centrale organisatie.	Presentatie van de centrale organen. Hoe worden de centrale taken ingevuld. Welke vacatures zijn er?
oktober - december	Formele afhandeling	Projectgroep2024 o.l.v. Kerkvitaal	Verzoek aan/toetsing door BMCV. Publicatie in Dagblad. Opstellen en passeren notariële aktes.	Vorming formele nieuwe gemeente.
oktober-november	Besluit centrale administratieve infrastructuur	projectgroep	Definitieve keuze van beheer en gebruik van geautomatiseerde systemen: Ledenadministratie FRIS Website met bijbehorende modules Communicatie-app met bijzondere aandacht voor Kerkbalans Collectes en collectebonnen Nieuwsbrieven	Heldere onderlinge afstemming en duidelijke structuur voor beheer van gegevens.
oktober - december	Opstart nieuwe centrale groepen: Kerkenraad, CvK en CvD Werkgroepen Pastoraat, Communicatie, V&T, Preekbeurten Invulling eventuele vacatures.	Projectgroep2024	Nieuwe centrale groepen organiseren zich zoveel mogelijk zelf met ondersteuning vanuit voorlopige kerkenraad en/of Kerkvitaal.	Centrale organisatie neemt in stappen taken over.van lokale kerkenraad en colleges
op 1 januari 2024	De nieuwe organisatie gaat van start: De Projectgroep 2024 wordt vervangen door de nieuwe kerkenraad. Centrale CvK en CvD gaan formeel aan de slag. Lokale kerkenraden en CvK's gaan op in de lokale werkgroepen.	alles	gaat 'vanzelf'	Nieuwe gemeente een feit!
begin 2024?	Feestelijke bijeenkomst? Alle gemeenteleden komen samen en we stellen ons aan elkaar voor. We spreken over mogelijke nieuwe activiteiten.